О нас

Язык и этикет искусной деловой переписки

Когда дело касается деловой переписки, прописная истина «Слово не воробей, вылетит – не поймаешь» становится главным правилом. Скажете личное или умолчите о важном – и все, краснейте на планерке, хорошо, если до увольнения не дойдет.

Чтобы не было претензий к вашей письменной речи, соблюдайте несложные правила. Азы вроде приветствия и «с уважением» – само собой, но помимо манерных реверансов и грамотности есть еще ряд факторов. Деловые письма должны быть информативны, конструктивны, лаконичны и без эмоций. А еще постарайтесь избегать личностных оценок – коллег, начальства, заказчиков. Помните поговорку о том, что написано пером… Ваше мнение может быть предано огласке. И если оно будет выражено оскорбительно, некорректно, улика сработает с точностью выстрела – в вас. В общем, принцип «не болтай лишнего» превращается в «пиши строго по делу» – по сути, на то она и деловая, эта переписка.

Не лейте воду

В рабочей переписке абсолютно все ненавидят многословность. Потому что цейтнот, дедлайн, а тут – «простыня» с подробными описаниями, которые и так известны. Избыточные причастные обороты, деепричастия, ссылки и сноски тоже утомляют: неудачная конструкция изложения затрудняет понимание. Кроме того, рабочую переписку больше одного абзаца читают по диагонали: не прячьте самое важное. Если «горим, нужна помощь», так и пишите. А уж потом расскажете, что привело к затруднениям.

Указывайте тему

Ваш босс получает массу электронной корреспонденции и, конечно, читает выборочно. Наверняка он оставляет без внимания «безымянные» письма от неизвестных адресатов, также бросает в корзину рекламный спам с пометкой «выгодное предложение» и «важно». Чтобы ваше письмо не кануло в Лету, обязательно пишите тему – это актуализирует послание. Если нужно срочное вмешательство шефа, не пишите «очень важно» или «срочно», причины вы знаете. Пишите в теме, какой фронт работы под угрозой срыва. Например, «макет не удастся сдать в срок» либо «подписание контракта может не состояться».

Не нагружайте

Никогда не прикрепляйте к тексту файлы большого размера, поскольку они могут не поместиться в письмо или ящик вашего делового партнера. Лучше закачайте их на файлообменник (наверняка слышали фразу «залей на «облако»»), а текст снабдите только ссылками. При этом защитите файлы паролем, который непременно укажите в письме.

Помните о времени

Учтите, что для серьезных писем категорически не подходит вечер пятницы: вероятно, что информацию не успеют прочитать, а за выходные почтовый ящик адресата заполнится спамом и прочей корреспонденцией: ваше письма он может не заметить или по ошибке удалить. Все важное отправляйте в понедельник с утра.

Не шутите!

Вероятно, ваше чувство юмора стало легендой, и ради красно словца вы не пожалеете… Стоп, пожалейте в первую очередь себя. По офисам ходит страшная сказка о том, как одного чудесного специалиста уволили за пристрастие к анекдотам. Нет, он не шпарил ими в деловых письмах, но часто вставлял цитаты – к месту и очень остроумно. Коллеги и босс ценили искрометный юмор, но однажды весельчак отправил письмо самому-самому главному босу в «головной центр». И уже на автомате присовокупил фразочку из анекдота – опять в тему и забавно…

Но верховный босс так не посчитал. А может, посчитал, но у него болел зуб и он решил, что дисциплина расшаталась, спасут только «показательные расстрелы». Босс напомнил весельчаку, что анекдот, между прочим, вульгарный и циничный. И ценителям «черного» юмора не место в их компании с безупречной репутацией.

Верховный, конечно, зря так поступил под горячую руку, потому что весельчак был крутым профессионалом. А если бы соблюдал принципы деловой переписки, у истории был бы другой финал.

Не нагнетайте на пустом месте

Не используйте слишком часто метку «Важное». Если вы будете сопровождать ей каждое письмо, со временем адресаты начнут относиться к вашим посланиям с предубеждением и не будут воспринимать их всерьез. А это чревато тем, что однажды по-настоящему важное ваше сообщение они так и оставят без внимания.

Разделяйте коммуникацию

Постоянное растягивание цепочки цитирования при долговременной переписке с одним адресатом – большая ошибка. Отыскать в таком послании что-то важное очень сложно. Лучше при завершении обсуждении одного вопроса переходить к другому, создавая новое письмо с новой темой.