О нас

Как не нужно вести документацию

Ведение документации – одно из важнейших дел предпринимателя. К сожалению, у большого числа фирм наблюдается полнейший хаос в документах. Как не нужно вести документацию?

Нужно использовать безналичные расчеты, которые позволяют не доводить до хаоса состояние финансовой отчетности. Если же вы никогда не используете расчетный счет, платите заработную плату сотрудникам исключительно наличными, то проблем с документацией вам будет очень сложно избежать. Естественно, финансовыми документами может заинтересоваться налоговая служба, а если в них не будет должного порядка, то есть риск получить штраф.
Документы не должны лежать в одной стопке. Нельзя класть счета-фактуры с анкетами сотрудников и договорами. Все должно быть распределено по полочкам, чтобы в любой момент можно было найти то, что необходимо. Кроме этого, важно разделить документы на входящие и исходящие. Так, например, если ваш партнер попросит отослать копию договора, вы будете знать, где этот документ может находиться.
Нужно не допускать захламления стола, каждый новый документ должен быть определен в соответствующую стопку. Нельзя доводить до увеличения кучи документов на столе, впоследствии будет трудно все перераспределить должным образом. Если все делать своевременно, в том числе и в плане ведения документов, то вы никогда ничего не потеряете.
Стоит использовать специальные компьютерные программы, позволяющие корректно хранить электронную документацию. Таких программ довольно много, важно выбрать ту, которая будет идеально подходить деятельности вашей компании.
Используйте систему ведения и хранения документации. Для этого не нужно изобретать велосипед, достаточно воспользоваться уже созданными системами, которые вы сможете внедрить на своем предприятии. Найти такую систему несложно, для этого нужно воспользоваться компьютером, подключенным к Интернету. Что же касается внедрения, то здесь нужно проявить волю и, если понадобится, жесткость, чтобы все ответственные сотрудники соблюдали новые правила.

Помните о том, что ведение документации – важный процесс, к которому нужно относиться соответствующе. Нельзя допускать беспорядка в документах, иначе это может привести не только к неудобству в работе, а к более серьезным негативным последствиям для вашего бизнеса. Надеемся, что наши советы не дадут беспорядку проникнуть в документацию вашей компании.