О нас

Как эффективно управлять документами в компании

Как известно, компания не может существовать без документов. Документы в различных формах: договоры, шаблоны договоров, заявления, положения, шаблоны, маркетинговые материалы, предложения, счета-фактуры... Их можно перечислять бесконечно. Корпоративные офисы перегружены папками с тысячами бумаг, среди которых никогда нельзя найти нужную.

Как можно решить эту проблему? Хранение документов в электронном виде. Конечно, макулатуру нельзя полностью убрать с предприятия, но ее можно эффективно сортировать и сокращать.

Преимущества хранения документов компании в электронном виде

Существует множество причин для хранения документов компании в электронном виде. Даже если по юридическим или организационным причинам необходимо хранить отдельные документы в бумажном виде, стоит иметь их цифровые эквиваленты. Почему?

Вот некоторые из их важных преимуществ:

• удобство поиска – введя ключевое слово, название, категорию или фразу, вы сможете найти нужный документ в течение нескольких секунд – без необходимости просматривать папки;
• порядок в документах – все документы можно хранить в одном месте, в принципе, без ограничений по количеству;
• общие документы – один документ может использоваться многими сотрудниками одновременно, без необходимости его ксерокопирования;
• доступ к документам компании из любой точки мира – если электронные документы компании хранятся в сети компании, подключенной к Интернету, то доступ к ним возможен из любой точки мира;
• простое и быстрое редактирование документов – благодаря электронной форме, при необходимости изменения в документ могут быть внесены в кратчайшие сроки.

Как хранить документы компании

Самый простой, но и самый плохой способ хранения электронных документов компании – на компьютерах сотрудников. Единственным преимуществом такого решения является его интуитивность (после сканирования документа/создания его на компьютере сотрудник сохраняет его на своем жестком диске). По очевидным причинам (отсутствие централизации и возможности контролировать файлы, организационный хаос) не рекомендуется использовать этот метод, так как он может принести больше вреда, чем пользы.

Второй, гораздо лучший способ хранения электронных документов компании – это сетевой диск. Это решение очень популярно среди предприятий, благодаря простоте внедрения, низкой стоимости и интуитивности. Он заключается в размещении в сети компании диска, где хранятся документы компании и к которому имеют доступ все или сотрудники.

К сожалению, это решение не лишено серьезных недостатков. Первая проблема заключается в ограниченной возможности настройки безопасности (например, против удаления важных файлов).

Вторая – отсутствие возможности версионирования файлов (желая сохранить несколько версий одного и того же документа, мы сохраняем несколько, что со временем приводит к беспорядку).

Еще одна – отсутствие возможности заблокировать данный файл для редактирования (например, один сотрудник компании работает над новым шаблоном договора, а второй, не зная об этом, копирует с диска незаконченный шаблон и отправляет его клиенту).

Наконец, проблема сетевых дисков заключается в их подверженности сбоям – а в случае такого сбоя восстановление сохраненных документов является очень хлопотным и дорогостоящим делом.

К счастью, есть еще лучшее решение – внедрение системы класса ECM для управления документами компании.

ECM-системы – инструменты для управления документами компании

ECM-системы (аббревиатура от Enterprise Content Management) были созданы для хранения таких ресурсов, как документы компании. Системы этого класса решают проблемы сетевых дисков как основных хранилищ документов компании.

Их наиболее важными преимуществами являются:

• версионность файлов (последующие модификации файлов не заменяют предыдущие, а появляются в системе как новые, актуальные версии – благодаря чему вы можете вернуться к файлу до модификации, проверить историю изменений (например, дату, автора и тип изменения);
• блокирование файлов для редактирования – лицо, изменяющее данный ресурс, может блокировать возможность его одновременного обновления другими лицами в системе так, чтобы всегда была последняя версия файла;
• расширенный поиск файлов – ECM-системы оснащены расширенными поисковыми системами, облегчающими поиск собранных ресурсов;
• встроенные механизмы OCR – многие ECM-системы имеют встроенные механизмы OCR, позволяющие считывать текст, например, из файлов изображений (сканов документов), делая возможным копирование и поиск;
• управление привилегиями – возможность предоставления прав пользователям таким образом, чтобы они имели доступ только к выбранным ресурсам и функциональным возможностям системы (например, отсутствие возможности обновления некоторых документов, доступ только к файлам, связанным с конкретным проектом);
• категоризация документов – документы в ECM-системе (как и на сетевом диске) хранятся в папках, что придает коллекции соответствующую структуру; системы этого класса отличаются возможностью присваивать документам выбранные категории и теги, что облегчает их последующий поиск;
• интуитивное управление – многие системы класса ECM характеризуются современным, эргономичным интерфейсом, значительно облегчающим работу (например, механизм перетаскивания);
• документооборот – хорошие ECM-системы позволяют управлять оборотом документов (так называемый, документооборот), благодаря которому данный документ на последующих этапах своей "жизни" передается людям, ответственным за его обслуживание (например, его завершение, проверка, принятие).

Какую ECM-систему выбрать

На рынке представлено много хороших систем класса ECM. Они различаются по интерфейсу, функциональности, требованиям к аппаратному и программному обеспечению, а также по способу лицензирования (то есть, говоря простым языком, по стоимости внедрения и последующей эксплуатации).

В настоящее время стоит рекомендовать следующие ECM-системы: M-Files, SmartSearch, OnBase, Huddle, MaxxxVault, Alfresco, LaserFiche, Perceptive Software, Dokmee или FileNet Content Manager, которые характеризуются схожими возможностями.

Для снижения затрат стоит рассмотреть бесплатную версию Alfresco с открытым исходным кодом (Alfresco Community), которая является очень надежной и достаточной для большинства приложений.