Что такое архивное хранение документов
Согласно закону, архивная документация любой компании должна храниться несколько лет. Документы накапливаются со временем и занимают место, за которое арендатор регулярно платит немалые деньги.
Крупные предприятия до сих пор вынуждены содержать в штате архивариуса. Сэкономить средства поможет архивное хранение документов - такую услугу предлагают мувинговые компании и некоторые специализированные организации. Согласно текущим рыночным расценкам, перевезти архив можно по цене 17-30 рублей за кубический метр документов. Перед переездом следует обсудить с исполнителем, что именно входит в стоимость услуги, а за что придется доплатить.
Рекомендуется документально оформлять долгосрочные отношения. В этом случае заказчик вправе рассчитывать на скидки и особые условия. Помещения, используемые для хранения архивной документации, должны отвечать определенным требованиям: высота стен должна быть не менее 5 метров, проходы между стеллажами должны быть достаточно широкими, стеллажи должны быть надежными и прочными, выдерживающими значительные нагрузки, а вывески должны легко читаться.
Правильный температурный режим - обязательное условие при хранении бумажных документов. Нарушение уровня влажности часто приводит к появлению плесени, которая может быстро уничтожить ценную для предприятия документацию. Склады, в соответствии со стандартом, оборудованы автоматической системой пожаротушения. При несоблюдении норм пожарной безопасности, даже если у вас на руках есть договор страхования, страховая компания имеет полное право отказать в возмещении убытков.
Чтобы не навредить хранилищу, на территории склада также установлена система газового пожаротушения. Прежде чем передать архив подрядчику, приведите документацию в порядок самостоятельно или обратившись за помощью к специалисту. Это выгодно облегчит поиск нужных документов, а также уменьшит размер архива, что в дальнейшем поможет снизить затраты на его содержание. Процедура подготовки документов выглядит следующим образом: оценка, классификация, упаковка, маркировка. Только после этого документы поступают на архивное хранение.
Архивное хранение - это комплексная услуга, которая также включает в себя обслуживание. При желании сотрудники архивной службы осуществляют поиск и доставку документов на объект заказчика. В случае форс-мажорных обстоятельств возможна срочная доставка по факсу или электронной почте. По мере накопления документов проводится плановый вывоз.
Выбирая службу архивного хранения, обратите внимание на уровень безопасности. Чтобы избежать утечки конфиденциальной информации, хранилище должно круглосуточно охраняться. Помните, что в договоре на оказание услуг архивного хранения должны быть четко прописаны объемы и случаи, в которых исполнитель несет финансовую ответственность.
Профессиональное хранение архивной документации - идеальное решение для тех организаций и предприятий, которые хотят значительно сократить расходы, связанные с арендой помещений. В случае смены физического адреса "безбумажный" переезд" - это экономия времени, самого дорогого ресурса бизнеса.